見積書や注文書の簡単な分類方法は3つに分けるだけ。

こんばんは。

年の瀬いかがお過ごしですか？

この時期になると年末の駆け込みで、お客さんからの見積依頼や注文が多くなります。

パソコンが普及しきっているのに、我が社の取引先様方は、ファックスが圧倒的に多いんです。お客様によってはメールで送られたりするのでさらに訳が分からなくなります。

そうすると、あの注文書は紙だっけ？どこにあるんだ？あっ、違う！メールだ！えーっと、、、と探し回る日々になります。

はてはて、困ったものだ。

という事で僕が試行錯誤の末たどり着いた分類法を紹介します。

ちなみに僕は営業職なので、別の職種の場合は勝手が違うかもしれませんのでご了承ください。

◾️目次

1.分類は3つのカテゴリーだけ。

2.特別なツールはいらない。

   クリアファイルだけ。

3.アナログが一番やりやすい。

1.分類は3つのカテゴリーだけ。

仕事で扱う書類って種類も客先も様々ですよね。そんな場合でも割と考えずにできる方法かなと思います。

僕の場合は、大きく分けて、

見積と手配と質問事項です。

この3つに分けられます。

見積するや質問に回答するものは、

「自分だけで対応できるもの」

「回答できる情報を得ているもの」です。

待ちにあるものは、

社内や社外で確認してもらう事項があり、その回答待ちのものです。

この中にあるものは、折を見て催促したりします。

最後の手配は、注文になって手配するものです。

一番やらかしてヤバいのは、手配忘れ。

お客様から注文をいただいたのに工場に手配してなかったから、納期に間に合いませんでした。

という事がごく稀にあります。

これを回避するために、手配だけは忘れてはいけません。

だから、このカテゴリーだけ分離させています。

これ、例えば見積カテゴリーの中に社内の申請書類とかも入れてもオッケーです。

社内の申請書類を自分一人で完結できる状態にあるなら見積カテゴリー、

社内で確認しないといけはいなら待ちカテゴリー。という具合です。

これなら、まだ対応してないものを見積カテゴリーにいれておけば、ここさえ見ればいいので探す手間が省けます。

2.ツールはいらない。クリアファイルだけ。

この方法をするのには、クリアファイル3つだけでオッケーです。

クリアファイルに

「見積」「待ち」「手配」と書きます。

クリアファイルを色分けをしてもいいかもしれません。

メールで来たものはとりあえず印刷します。メールの依頼文と見積依頼書があるような何枚かが固まりとなった書類はクリップで止めておきます。

それらを、とりあえず見積カテゴリーにぶちこみます。

見積カテゴリーにぶちこんだ書類の中から、自分でできるものは見積カテゴリーに置いておきます。

誰かに聞かないと分からないものは、質問した都度、待ちカテゴリーに移動します。

待ち状態のものに回答が来たら、見積カテゴリーに移動してもいいし、その場で回答してもいいです。

晴れて注文になったら、お客様の注文書と見積書類などをまとめて手配カテゴリーに入れます。

見積の催促があった時などは、「見積」「待ち」の2箇所を確認すればいいだけです。

分類がシンプルなので、そこだけ探せばいいから楽ですね。

3.アナログが一番やりやすい。

全て紙に出す訳ですが、時代に逆行してますし、僕のミニマリスト理念に反します。

が、色々やってみてアナログが一番いいという結論になりました。

紙は、資料をまとめられたり、横に並べて閲覧出来たりと、一覧性に優れています。

また、書き込みができるのが最大のメリットですね。

印刷した紙は、必要に応じて捨てたりファイリングしたりしてます。

これをほぼペーパーレス化したいと今は考えてます。

ただ、転勤があるので後任の人間にもわかりやすい方法となるとある程度紙は無くせないなと思うわけです。

ペーパーレスは難しいですね。

それじゃあ、また。